Odkąd rekrutacja przeniosła się do Internetu, firmy na różne sposoby próbują zwiększyć efektywność prowadzonych procesów rekrutacyjnych. Korzystają przy tym z tzw. ATS-ów (Applicant Tracking System) czyli systemów do śledzenia i zarządzania aplikacjami kandydatów. Idea jest prosta – zbieranie dużej liczby aplikacji w jednym miejscu i szybkie wykonywanie na nich masowych działań, jak np. filtrowanie kandydatur i przesyłanie informacji zwrotnej o statusie w procesie rekrutacyjnym. O ile jednak sama chęć automatyzacji procesu rekrutacji jest w pełni uzasadniona, to mało kto się zastanawia, w jaki sposób internauci reagują na konieczność zgłaszania swojej kandydatury do pracy poprzez formularz aplikacyjny online. Lubią to?
Pytam czasem uczestników moich szkoleń o to, co ich najbardziej irytuje na stronach internetowych, które odwiedzają. Najczęstszą odpowiedzią jest “wypełnianie formularzy”. Tak jak prawie nikt nie czyta regulaminów przy rejestracji w nowym serwisie, tak prawie wszystkich denerwuje mozolne wypełnianie pól, w których trzeba zostawić masę swoich danych. Pokrywa się to z wynikami badań firmy Janrain, wg której 86 proc. użytkowników sieci jest gotowych do opuszczenia strony, gdy korzystanie z niej będzie wymagało założenia nowego konta. Najbardziej odpychające jest dla nich wypełnianie formularzy z dużą liczbą pól i wymyślanie nowych haseł Ponoć 4 na 10 osób przynajmniej raz w miesiącu korzysta z opcji “przypomnij hasło” (w sumie sama znam osoby, które z tej możliwości korzystają nawet kilka razy w tygodniu).
Możecie zapytać: jaki to ma związek z rekrutacją? Ma i to całkiem spory. Bo niby wszyscy wiemy, że internauci są niecierpliwi, że wiele wysiłku poświęcamy na przykucie ich uwagi i że wyjątkowo łatwo możemy ją stracić. A jednak rozbudowanych formularzy dla kandydatów ubiegających się o pracę w danej firmie pojawia się w sieci coraz więcej i rzadko kiedy bywają naprawdę dobrze przygotowane (i nie mam tu wcale na myśli ich poprawności ortograficznej i stylistycznej). A przecież konieczność uzupełniania pól w formularzu aplikacyjnym może doprowadzić do efektu odwrotnego niż w zamierzeniu – kandydat nie zostawi swoich danych. “I dobrze – mówią czasem osoby odpowiedzialne za proces rekrutacji – najwyraźniej nie zależy mu na pracy w naszej firmie”. Ale zapominają one wtedy o jednym ważnym elemencie: czym innym jest rezygnacja kandydata, który nie chce poświęcić czasu na przygotowanie odpowiedzi na jakieś ambitne zadanie rekrutacyjne, a czym innym porzucenie formularza, który jest po prostu przydługi i zawiera błędy funkcjonalne.
A może by tak spojrzeć na pracodawców przez pryzmat ich formularza aplikacyjnego? Ocenić firmy, ich “dostępność” i nastawienie do kandydata? Pomysł może wydawać się absurdalny, ale formularz aplikacyjny jest jednym z punktów styku z marką pracodawcy. Kto wie, czy nie ostatnim. Kandydat wchodzi w nim w interakcję z marką pracodawcy i w zależności od tego, czego doświadczy, wyrabia sobie jakąś opinię na jego temat. Nieumiejętne zagospodarowanie takiego punktu może sprawić, że opinia kandydata będzie nieprzychylna i w przypadku rozpatrywania dwóch równoznacznych ofert pracy – zaważy na jego decyzji.
Czy wobec tego powinniśmy całkowicie zrezygnować z nakładania na kandydatów obowiązku wypełniania formularzy i wrócić do przyjmowania aplikacji w formie e-maila z załącznikami? Nie. Zgodnie z ideą candidate experience, pracodawcy powinno zależeć na zaprojektowaniu takiego procesu rekrutacyjnego, który będzie wyjątkowym doświadczeniem dla kandydata. Formularz aplikacyjny powinien więc być narzędziem, który nie utrudnia, ale ułatwia w nim udział. Dlatego najpierw zastanówmy się, o co absolutnie musimy zapytać użytkownika, a jakie pytania możemy sobie śmiało odpuścić. Pamiętajmy również o komunikowaniu korzyści wynikających z przesłania uzupełnionej aplikacji. Połowa respondentów przebadanych przez Janrain stwierdziła, że wypełniłaby więcej pól w formularzu, gdyby tylko na stronie istniała informacja, w jaki sposób ich dane zostaną wykorzystane.
Jeżeli dysponujemy własnym ATS-em i wymagamy od użytkownika rejestracji w systemie, sprawdźmy, czy istnieje możliwość zintegrowania go np. z Facebookiem. Internauci coraz chętniej korzystają z opcji logowania społecznościowego. Poinformujmy kandydata również o tym, w jakim terminie otrzyma on informację zwrotną dotyczącą jego statusu w procesie. Pamiętajmy, że mail z suchą informacją, że aplikacja dotarła do bazy CV pracodawcy, nie jest wystarczający dla osoby poszukującej pracy – tak naprawdę nic nowego nie wnosi. Sprawdźmy także, czy formularz nie zawiera błędów – czy wszystkie instrukcje przy polach do wypełnienia są zrozumiałe dla kandydata i czy będzie on miał jasność, jakie kroki powinien wykonać.
Warto się również zastanowić nad nadaniem “ludzkiej twarzy” naszemu formularzowi. Spróbujmy go spersonalizować, “oswoić” i wyróżnić z szeregu bezosobowych tworów na rynku. Czasem lepiej zrezygnować z biznesowego nadęcia i pozwolić sobie na nieco luźniejszą komunikację z kandydatem. Oczywiście działania powinny się zgrywać z ogólnie przyjętą strategią employer branding i być dobrze dopasowane do naszego targetu. Co odważniejsi mogą pójść na całość – tak jak Sell! Sell! ze swoim formularzem poniżej ;)
Uważam, że formularze rekrutacyjne to w najbliższym czasie będzie przeżytek. Firmy widzą ile razy formularze są porzucane jeszcze przed wypełnienie, i szukają nowych rozwiązań, a one już istnieją.